Büroarbeiten einfach und effizient bearbeiten
Beantworten Sie Ihre emails so zügig wie möglich. Wenn dies aus Zeitmangel nicht möglich ist, legen Sie Ordner mit z.B. Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnterstag, Freitag, nächste Woche an und verschieben Sie die emails, die Sie an diesen Tagen bearbeiten möchten. Die Ordner können Sie auch daran erinnern, bis wann Sie mit einer Antwort rechnen, klicken Sie auf die erste Email und schreiben nett, dass hier die Antwort noch austeht.
Schalten Sie die Pop-Up Nachrichten aus, wenn Sie gerade konzentriert sind, werden Sie sonst gestört und fangen wieder von vorne an. Lesen Sie Ihre emails zum Beispiel am Morgen wenn Sie kommen, gegen 10 Uhr, vor und nach der Mittagspause, gegen 15 Uhr und bevor Sie Feierabend machen. Sie werden überrascht sein, wieviel Sie erledigen können, wenn Sie nicht ständig gestört werden.
Arbeiten Sie täglich einige Stunden ohne telefonisch erreichbar sein … schalten Sie es ab und lassen Sie entweder den Anrufbeantworter oder einen Mitarbeiter antworten … Die beste Zeit hierfür ist 30 – 60 Minuten am Morgen, die Kunden gewöhnen sich daran, dass Sie “später” anfangen, oder die letzte Stunde die Sie noch arbeiten wollen, auch hier gehen die Kunden davon aus, dass Sie einfach schon Feierabend haben.
Wenn Sie mit einer Aufgabenliste arbeiten, machen Sie auch einen Termin täglich! mit sich selbst. Auch Sie haben eine Pause verdient. Planen Sie großzügig, wenn Sie schneller fertig sind, können Sie diese Zeit für Vorbereitung oder Nachbereitung nutzen, oder auch einmal um durchzuatmen. Verplanen Sie NIEMALS den ganzen Tag, denn es wird immer das Leben mit seinen Herausforderungen dazwischen kommen. Terminieren Sie die Aufgabenliste um auch unangenehme Aufgaben zu erledigen. Ein Übertrag auf den nächsten Tag ist immer eine Ausnahme, nicht die Regel.
